Datenschutzinformationen

Es gehört zu unseren Unternehmensgrundsätzen, alles Notwendige zu tun, um Ihre Daten und Persönlichkeitsrechte zu schützen. Talentspace verarbeitet personenbezogene Daten gemäß den deutschen und europäischen Datenschutzgesetzen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Talentspace verarbeitet die bereitgestellten Daten der Nutzer weisungsgebunden in deren Auftrag, und nutzt die personenbezogenen Daten der Nutzer nur, soweit dies für die Erbringung und Verbesserung der Dienste notwendig ist.

Eine anderweitige Nutzung oder Weitergabe von personenbezogenen Daten zu Werbezwecken oder anderen kommerziellen Zwecken findet nicht statt. Des Weiteren schließen der Kunde und Talentspace zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag ab.

Wir verpflichten uns, die Privatsphäre und personenbezogenen Daten unserer Nutzer zu schützen und zu respektieren.

Wir werden:

  • Persönliche Daten immer sicher aufbewahren, um die Privatsphäre unserer Nutzer zu schützen;

  • Niemals persönliche Daten verkaufen oder weitergeben; und

  • Es unseren Nutzern ermöglichen, personenbezogene Daten jederzeit zu verwalten, zu überprüfen und zu löschen.

 

Welche Nutzer unterscheidet Talentspace?

Talentspace verfügt über verschiedene Berechtigungsstufen für Nutzer, die unterschiedliche Datenzugriffsrechte aufweisen. Grundlegend gibt es drei verschiedene Arten (Berechtigungsstufen) von Nutzern auf Talentspace: Teilnehmende, Veranstaltende und Mitarbeitende.

Teilnehmende

Teilnehmende sind Jobsuchende, die sich auf der Plattform anmelden, um an Veranstaltungen teilzunehmen und so Arbeitgeber kennenzulernen. Teilnehmende sind

  • berechtigt, ein eigenes Konto auf der Front-Office Seite der Plattform zu verwalten (auf Inhalte zuzugreifen, sich bei Veranstaltungen anzumelden oder für Jobs zu bewerben, eigenes Konto und Einstellungen zu verwalten, etc.)

  • nicht berechtigt, auf die Back-Office-Seite der Plattform zuzugreifen

Veranstaltende

Veranstaltende organisieren die Veranstaltungen und haben dementsprechend vollen Zugriff auf alle Verwaltungsfunktionen im Back-Office. Veranstaltende haben die Rechte,

  • Veranstaltungen zu erstellen

  • Teams zu erstellen und zu Veranstaltungen einzuladen

  • Mitarbeitende zu Veranstaltungen einzuladen

  • alle Profile der Teilnehmenden und Bewerbern einzusehen

  • Veranstaltungsbewerbungen zu verwalten

  • Überblick und Management aller Veranstaltungsinhalte (Teams, Jobs, Vorträge, Sessions, Live-Stände, 1-1-Chats)

  • Analysen zur Veranstaltung und Interaktion während der Veranstaltung einzusehen

Mitarbeitende

Mitarbeitende werden für gewöhnlich von VeranstalterInnen eingeladen, um stellvertretend für ihre Unternehmen oder Teams an Veranstaltungen teilzunehmen. Mitarbeitende haben die Rechte,

  • die Teilnehmerprofile einzusehen

  • Unternehmens-/Teamdetails zu bearbeiten (Info, FAQ, Dateien)

  • Jobs hinzuzufügen/zu bearbeiten

  • Speeches und Sessions zu erstellen/bearbeiten

  • KollegInnen zu der Veranstaltung einzuladen

  • 1-1-Chat-Verfügbarkeiten einzustellen

  • 1-1 Chats zu verwalten

 

Wie kommen die Daten auf Talentspace?

Basierend auf den Nutzer-Typen gibt es zwei Möglichkeiten, wie Daten in die Talentspace-Platform aufgenommen werden. Für die unmittelbar vom Kunden übermittelten und bereitgestellten Informationen (dies betrifft insbesondere das Management von Mitarbeitende und Veranstaltenden, Nutzer-Rechten und den Veranstaltungen), ist Talentspace der Auftragsverarbeiter und verwendet die Daten weisungsgebunden für den Kunden.

Da sich Teilnehmende selbstständig auf der Plattform registrieren und sich dann autonom auf der Plattform im Rahmen der Veranstaltungen bewegen können, ist Talentspace für diese Daten Verantwortlicher.

Unabhängig vom Nutzer-Typ bleibt jeder Nutzer immer im Besitz der personenbezogenen Daten. Eine anderweitige Nutzung oder Weitergabe von personenbezogenen Daten zu Werbezwecken oder anderen kommerziellen Zwecken findet nicht statt.

Welche Daten werden bei der Registrierung auf Talentspace erfasst

Für die Registrierung von Mitarbeitenden und Veranstaltenden wird auf Talentspace nur der Name und eine E-Mail benötigt. Die Registrierung von Teilnehmenden kann vom Veranstaltenden definiert und erweitert werden, und auch weitere Punkte wie z.B. "Persönliche Information" oder "Lebenslauf" enthalten. Der Veranstaltende kann auch entscheiden, ob die Felder verpflichtend oder optional zu beantworten sind. Zusätzlich kann der Veranstaltende auch eigene individuellen Fragen stellen.

 

Wem gehören die Daten auf Talentspace?

Grundsätzlich gilt, dass jeder Nutzer, der sich auf der Plattform registriert, im Besitz der übermittelten Daten bleibt. Dieses Recht bleibt dauerhaft bestehen.

Veranstaltende und Mitarbeitende

Alle Daten, die uns vom Kunden übermittelt werden, werden nur weisungsgebunden in deren Auftrag verarbeitet. Zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften schließen der Kunde und Talentspace einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag.

Teilnehmende

Auch Teilnehmende bleiben im Besitz Ihrer Daten, sie geben lediglich Ihr Einverständnis, dass die Daten für bestimmte Zwecke verarbeitet und genutzt werden. Auch wenn ein Nutzer durch einen Veranstalter bzw. ein Event auf die Plattform kommt, erstellt dieser Nutzer selbstbestimmt einen persönlichen Account. Über den generellen Nutzer-Account, oder die von diesem Nutzer hinterlegten Daten - außerhalb des Event-Kontexts - haben die Veranstaltenden daher keine Verfügungsgewalt.

 

Wer hat Zugriff auf die Daten?

Da der Zweck unserer Plattform darin besteht, Teilnehmende und Arbeitgeber während Online-Veranstaltungen miteinander zu verbinden, gewähren wir dem jeweiligen Veranstaltenden Zugriff auf die übermittelten personenbezogenen Daten der Teilnehmenden (z.B. Name, E-Mail-Adresse und Lebenslauf). Veranstaltende können anschließend entscheiden, welche Mitarbeitende Zugang zu diesen Informationen haben sollen.

Dieser Zugriff ermöglicht es Mitarbeitenden Informationen über Teilnehmende zu erhalten, um zu beurteilen, ob sie die Teilnehmenden vor, während oder nach der Veranstaltung kontaktieren möchten.

Die Unternehmen/Mitarbeitenden dürfen die Daten jedoch ausschließlich für Recruiting-Zwecke nutzen, nicht an Dritte weitergeben, oder anderweitig öffentlich zugänglich machen. Die Teilnehmenden geben Ihre explizite Zustimmung hierzu während des Registrierungs-Prozesses.

 

Wie und wann werden Ihre Daten gelöscht?

Der Nutzer kann neben der Auskunft jederzeit die Herausgabe, Berichtigung, Anpassung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten verlangen.

Überlassene Datensätze verbleiben im Eigentum des Nutzer. Nach Vertragsbeendigung werden sämtliche personenbezogenen Daten des Nutzers gelöscht oder, sofern gewünscht, an diesen herausgegeben.

Nach Ablauf des Vertrages werden auch alle bereitgestellten Daten automatisch gelöscht:

  • Firmeninformationen

  • Recruiter, Nutzer

  • Erstellte Events und zusammenhängenden Informationen

 

Besonderheit GIFs

Für ein besseres Online-Erlebnis während den Veranstaltungen hat Talentspace eine “Einblick”-Funktion in der Lobby eingeführt. Während Veranstaltungen werden in 5-Minuten Intervallen 10-sekündige Videoaufnahmen (ohne Audio) von den aktiven Video-Formaten (Session, Speech, Live-Booth) erstellt. Diese Aufnahmen werden automatisch in GIF-Dateien umgewandelt und in der Lobby angezeigt, um Nutzern einen schnellen Einblick in die aktuellen Formate zu gewähren. Nachdem aus der Aufnahme die GIF-Datei erstellt wurde, wird die Aufnahme unwiderruflich gelöscht. Die GIF-Dateien werden nach Beendigung des Formats automatisch unwiderruflich gelöscht. Zu keinem Zeitpunkt wird eine Aufnahme über das Bestehen des Formates hinaus gespeichert. Es handelt sich folglich nur um kurzzeitige Aufnahmen, die für eine bessere Orientierung innerhalb eines Events verwendet werden.

 

Wo und wie werden personenbezogenen Daten gespeichert bzw. verarbeitet?

Talentspace selbst verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich in der Europäischen Union. Soweit Talentspace für die Erbringung seiner Dienstleistungen Drittanbieter einsetzt, hat Talentspace mit diesen Anbietern ebenfalls entsprechende Vereinbarungen über die Auftragsverarbeitung abgeschlossen, die sicherstellen, dass die Daten sicher und nur auf Weisung von Talentspace verarbeitet werden. Sollten diese Anbieter Daten in Drittstaaten verarbeiten, hat Talentspace mit diesen Drittanbietern geeignete Garantien vereinbart, die das erforderliche Datenschutzniveau sicherstellen.

Managementsystem für Informationssicherheit

Mit Hilfe von Sicherheitsexperten hat Talentspace eine Sicherheitsrichtlinie für Informationssysteme entwickelt. Sie folgt der Struktur und den Prinzipien der ISO-27001-Norm für Informationssicherheit. Diese Richtlinie wurde allen Mitarbeitern und Auftragnehmern mit Zugang zu Talentspace-Informationsbeständen zur Verfügung gestellt.

Hosting

Unsere Plattform wird in Rechenzentren von Amazon Web Services (AWS) in Frankfurt am Main gehostet. Der physische Zugang wird sowohl an den Außengrenzen als auch an den Gebäudeeingängen durch professionelles Sicherheitspersonal unter Einsatz von Videoüberwachung, Einbruchmeldesystemen und anderen elektronischen Mitteln streng kontrolliert. Weitere Informationen zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen entnehmen Sie bitte der AVV und Talentspace_Security Dokumentation.

Die Server und Infrastruktur von AWS erfüllen alle gängigen Datensicherheitsstandards:

  • ASIP HDS

  • C5

  • CSA

  • CCPA

  • CMMC

  • Cyber Essentials Plus

  • DoD SRG

  • ENS Hoch

  • FedRAMP

  • FERPA

  • FIPS

  • ISO 9001

  • ISO 27001

  • ISO 27017

  • ISO 27018

  • SOC 1

  • SOC 2

  • SOC 3

Kryptography

Talentspace verwendet moderne und branchenübliche Verschlüsselungsverfahren (HTTPS und TLS), um Daten während der Übertragung und der Kommunikation zwischen den Nutzern der Plattform zu verschlüsseln. Die AWS-Infrastruktur gewährleistet die Verschlüsselung aller Datenspeicher, die nicht-öffentliche Informationen enthalten, unter Verwendung eines branchenüblichen AES-256-Verschlüsselungsalgorithmus.

Sicherheitsüberprüfung

Talentspace beauftragt regelmäßig einen externen Sicherheitsspezialisten mit der Durchführung externer Penetrationstests für verschiedene Bereiche unserer Plattform und Anwendungen. Der gesamte Umfang unserer öffentlich zugänglichen Produkte wird mindestens einmal im Jahr getestet und überprüft.

 

Welche Software wird für die Nutzung von Talentspace benötigt?

Talentspace ist vollständig webbasiert, es ist keine zusätzliche Software und kein Download erforderlich. Für den Zugriff auf die Talentspace-Plattform empfehlen wir die Verwendung der aktuellsten Version des Browsers Google Chrome, Mozilla Firefox oder Microsoft Edge (ab v. 79).